Assistant / Assistante facility management
Code ROME : M1205
L’Assistant ou l'Assistante facility management veille au bon fonctionnement des sites et équipements de l’entreprise. Il ou elle :
- Suit et transmet les éléments budgétaires, de dépenses et d’achats liés à la gestion des services généraux et des locaux
- Optimise les processus administratifs et logistiques des services liés aux bâtiments, équipements et espaces entreprise
- Veille à la conformité réglementaire des contrats, prestations et interventions liés à la gestion des sites et équipements
- Suit les budgets et les dépenses liés aux services généraux, prépare des états de suivi ou des rapports d’activité
- Gère la relation opérationnelle avec les prestataires, organise et suit les contrôles ou audits de conformité liés aux locaux, équipements, sécurité et environnement
*Mises en gras = compétences du numérique responsable
Savoir-faire
Gestion administrative, budgétaire et réglementaire des services généraux
- Élaborer et présenter des tableaux de suivi budgétaire destinés à la direction (demandes d’achats, états de dépenses, reporting)
- Assurer la gestion administrative courante : commandes, facturation, organisation logistique, gestion documentaire
- Améliorer et optimiser les procédures administratives et logistiques pour fluidifier les activités du site
- Veiller à la conformité réglementaire des contrats, interventions et prestations sur site (sécurité, hygiène, législation bâtimentaire)
- S’assurer du respect des procédures par les intervenants/prestataires
- Participer à l’organisation et au suivi des plannings d’interventions et d’occupation des locaux
Coordination, communication et organisation
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve d'autonomie
Expertises
- Gestion administrative et opérationnelle des flux financiers
- Suivi et planification budgétaire
- Optimisation des processus administratifs
- Gestion de la conformité réglementaire
Environnement de travail
- Déplacements professionnels
- Possibilité de télétravail
- Travail en journée
Voies d'accès à l'emploi
Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine du facility management, de la gestion des services généraux, complété idéalement par une expérience en gestion des locaux et des prestataires.
